La facturation est une tâche qui peut s’avérer complexe et rébarbative pour de nombreuses entreprises. Or, la mise en place de chaque facture est essentielle à la gestion des données comptables pour être à jour. À l’heure de la dématérialisation d’un grand nombre de tâches au sein des entreprises, il est évident que la facturation ne passe pas entre les mailles du filet. Mais, alors pourquoi il semble essentiel de procéder à la dématérialisation d’une facture et comment faire ?
Pourquoi faire la dématérialisation d’une facture ?
Tout d’abord, il est essentiel de comprendre en quoi la dématérialisation d’une facture peut se révéler être une tâche très importante pour les entreprises, notamment grâce à des outils de dématérialisation des factures.
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Pour commencer, sachez qu’à l’avenir, il est possible que la dématérialisation de chaque facture soit imposée. Ainsi, si cela devient obligatoire, particulièrement avec les réglementations qui se mettent en place pour une facturation plus écologique, il est préférable pour de nombreuses entreprises de prendre le pli dès maintenant. La dématérialisation ne devient plus négligeable dans ce cas.
Dématérialiser ces documents permet aussi de simplifier et de rendre plus rapide leur traitement. Entre fournisseurs et clients, les documents papier peuvent mettre du temps à arriver, et donc provoquer des retards de traitement, et donc de paiement.
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Les avantages de la dématérialisation de ces documents comptables ne s’arrêtent pas là, puisque cela permet de gagner en productivité également. Comme le traitement de chaque facture est plus rapide, cela signifie notamment que la mise en page et la création de ces documents sera plus rapide pour les services comptables des entreprises.
Ne plus utiliser de papier pour chaque facture assure aussi d’économiser pour un grand nombre d’entreprises. En moyenne, une facture en papier peut coûter plus de 10 € si l’on inclut le temps passé à la faire et l’envoi. Ce qui n’est pas négligeable.
Grâce à cette solution par électronique, toutes les données sont présentes sur les factures : TVA, etc. Mais, l’archivage des factures pour l’entreprise devient aussi plus simple. Il n’y a plus de dizaines de documents papier qui traînent dans les locaux.
Comment faire la dématérialisation de chaque facture ?
Désormais, vous connaissez tous les grands avantages de la dématérialisation de la facturation. Mais, comment mettre en place cette solution au sein du processus comptable d’une entreprise ?
Il y a notamment des outils qui existent comme des plateformes et des logiciels qui s’utilisent principalement sur un ordinateur, évidemment. Ces outils permettent particulièrement d’automatiser la mise en page de factures de l’entreprise pour faciliter la vie des équipes comptables. Mais, aussi être clair pour les fournisseurs et clients.
Ce sont souvent des logiciels comptables qui permettent de créer les documents facilement au format numérique, sans l’utilisation de papier.
Pour savoir créer cette version électronique des factures, il est parfois possible que les équipes aient besoin d’assister à des formations spécifiques qui assurent de connaître les bonnes méthodes d’utilisation de chaque logiciel. Cela est essentiel pour créer de manière électronique ces factures pour l’entreprise convenablement et sans perdre de temps.
